De afgelopen week werd ik benaderd door ene Laurens. De man klonk hevig teleurgesteld. Weken geleden had hij me een opdracht gestuurd; twee teksten om te vertalen vanuit het Frans. Hij dacht dat ik als ondernemer toch wel blij zou zijn met wat werk. Maar uren, dagen en weken gingen voorbij, en de vertalingen bleven uit. Of erger nog: ik reageerde zelfs niet.
Enig speurwerk maakte duidelijk wat er aan de hand was. De nieuwsbrief-artikelen van Laurens waren ten onrechte voor spam aangezien, en zodoende in mijn spambox terechtgekomen. Hoe kan zoiets gebeuren? Bij nader onderzoek bleken er een aantal triggers in zijn bericht te zitten.
1. Ongevraagde nieuwsbrieven
De eerste trigger was het woord nieuwsbrief. Bedrijven en organisaties zijn dol op nieuwsbrieven, en tikken er driftig op los om klanten te informeren en aan zich te binden. Ben je op een nieuwsbrief geabonneerd, dan staat niets je leesplezier in de weg. Een ander verhaal wordt het in het geval van ongevraagde nieuwsbrieven. Grote kans dat je spamfilter deze voor spam zal aanzien, en linea recta naar je spambox zal verwijzen.
2. Onduidelijke bijlagen
Ook bijlagen kunnen een trigger zijn. Attachments die groter zijn dan 14 MB of die mogelijk virussen bevatten, worden gemakkelijk uitgefilterd. Bij het vertaalverzoek dat ik ontving zaten twee bijlagen in de vorm van html-teksten. Dit is blijkbaar niet het soort tekst dat mijn spamfilter als leesbaar of betrouwbaar aanmerkt. Weg ermee dus!
3. Incongruent taalgebruik
Wie in België woont, zal vertrouwd zijn met meertalige mails. Voor het spamfilter is dit echter minder evident. Laurens stuurde mij een Nederlandstalige mail met twee Franstalige bijlagen. Niet de meertaligheid op zich was het probleem, maar het feit dat het Frans niet als keurig Frans aangemerkt kon worden. Het was namelijk doorspekt met html-codes. Voor mijn spamfilter zat er dus niets anders op dan de teksten te labellen als onleesbaar Nederlands, en ze sans pardon naar de prullenbak te verwijzen.
4. Een onpersoonlijke aanhef
Hoe gemakkelijk en verleidelijk kan het zijn om je mails met 'beste' te beginnen (niet gevolgd door de naam van de persoon). Zulke mails kun je gemakkelijker CC'en of doorsturen zonder dat iemand zich gepasseerd voelt. Ook voorkom je foutief geschreven namen of lange opsommingen in de aanhef. Het nadeel is echter dat bij een algemene aanhef de spambox altijd op de loer ligt. Wil je echt zeker weten dat jouw mail niet in het spamfilter blijft hangen, ga dan toch voor een persoonlijke aanhef.
5. Beginnen met een verzoek
Niets zo beleefd als een vriendelijk verzoek. "Wil je de bijgaande teksten voor ons vertalen?" of: "Heb je nog even tijd om te overleggen over dat interview van gisteren?" Het probleem is echter dat veel spam-mails ook op die manier beginnen. Vergelijk het maar eens: "Heb je even tijd voor een kleine enquête", of "Wil je vandaag nog een donatie overmaken om de neushoorn te redden?" Reden genoeg voor je spamfilter om zijn conclusies te trekken.
Zo voorkom je dat mails onterecht in je spamfilter belanden
Spamfilters zijn bedoeld om je leven gemakkelijker, veiliger en overzichtelijker te maken. Het is natuurlijk erg jammer als het misgaat. Als belangrijke mails tussen de kortingbonnen en de speciale aanbiedingen belanden. Of andersom: als jouw mails om onnalvolgbare redenen onbeantwoord blijven. Met deze zes eenvoudige stappen voorkom je toekomstig leed:
- Houd je mailbox overzichtelijk. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet leest, en attendeer je spamfilter op ongewenste mails in je inbox.
- Controleer met regelmaat je spamfilter.
- Verplaats onterechte "spam" naar je inbox.
- Bedank de afzender middels een reply even voor het bericht (tenzij het een noreply-emailadres betreft uiteraard). Nadat je deze afzender gemaild hebt, zal hij/zij niet langer als "spammer" worden aangemerkt.
- Voeg nieuwe klanten of contacten direct toe als contactpersoon aan je adresboek.
- Krijg je geen reactie op je mail? Ga altijd uit van de goede wil van de ander, en informeer even of het bericht inderdaad is aangekomen. Laurens deed dat, en binnen twee dagen had hij de vertalingen alsnog in zijn mailbox. Eind goed al goed dus ;-)
Reacties
Een reactie posten